Achats de pièces et de fournitures
Les achats simplifiés
3 conditions stratégiques
Pour modifier le système normal des achats et offrir ainsi une voie de contournement, on doit d’abord défendre trois points essentiels qui sont en fait des obstacles à surmonter au sein de l’entreprise. Ces trois obstacles ou conditions nécessaires à la réussite de la nouvelle stratégie sont:
- avoir la possibilité d’inscrire plus d’un fournisseur par bon de commande;
- ne pas gérer les bons de commande de manière séquentielle (ordre des numéros de P/O);
- éliminer ou limiter les approbations nécessaires.
Ainsi, lors d’une intervention (réparation a projet quelconque) nécessitant une action rapide, le personnel d’entretien devrait avoir l’autonomie suffisante pour contacter directement les fournisseurs et préciser dès lors les besoins tout en confirmant la commande par un numéro unique figurant sur le document qui liste les pièces et services requis pour l’intervention. On constate alors que ce document sert à la fois de bon de commande unique et de réquisition d’achat.
Pour défendre cette façon améliorée de gérer les achats, il faut en faire ressortir les avantages et démontrer par de solides arguments que tous les principes comptables et les critères des normes de qualité ISO 9000 sont rencontrés sans problème.
Les arguments
Les normes ISO 9000
Selon ISO, on doit écrire ce que l’on fait et démontrer que l’on fait ce qu’on a écrit. On doit donc être capable de retracer la facture du fournisseur avec le bon de commande et inversement.
En conséquence, il suffit de préciser les différents numéros de facture pour chaque fournisseur sur le bon de commande unique et chaque facture fera référence à ce même numéro de bon de commande (#P\O).
La comptabilité.
Le nombre de fournisseurs sur un même bon de commande ne pose aucun problème. Il n’y a aucune information stratégique sur un bon de commande si jamais ce bon doit être envoyé au fournisseur (et c’est rarement le cas car ils ne demandent que le numéro).
Dans le cas où le bon de commande est envoyé au fournisseur, avec la nouvelle approche, il pourrait mieux analyser le problème et faire ses recommandations car il constaterait la nature de l’intervention grâce aux éléments d’information additionnels qu’on y retrouve.
Une intervention égale un bon de commande; tandis que le contraire n’est pas vrai. Un bon de commande n’entraîne pas nécessairement une intervention sur un équipement. On a donc plus besoin de gérer ou essayer de suivre les numéros de bons de commande selon leur séquence.
Ce n’est pas parce qu’on fait un suivi serré des numéros de bons de commande que quelqu’un ne peut pas en simuler un. Ce type de contrôle n’apporte aucune valeur ajoutée à l’organisation.
La crainte de perdre le contrôle des achatsSi un mécanicien peut gérer son temps et ses interventions de travail sur une machine valant très cher, il peut commander des pièces et prendre des décisions avec un certain niveau de confiance. On pourrait dans un premier temps lui permettre d’acheter jusqu’à 500 $ sans approbation; ce n’est pas ça qui mettra la compagnie en faillite. Les réparations en correctif sont souvent des cas d’urgence et ce qui coûte le plus cher dans ces cas, c’est le temps d’arrêt-machine (exemple: machine qui roule à 100 $/hre). Donc, ce n’est pas une variation de 15% à 20% sur le prix des pièces qui peut compenser pour les coûts imputables à l’arrêt de la machine.
Les gens responsabilisés par le fait qu’ils commandent eux-mêmes et qu’ils voient la valeur des pièces sont souvent plus attentifs et prennent davantage soin des pièces qu’ils manipulent. La machine devient la leur, ils en sont responsables.
La réduction des délais
Les réparations peuvent se faire en dehors des heures normales de bureau ou lorsque le responsable des achats est absent. On ne peut donc se permettre de mettre en péril les commandes parce que personne ne peut prendre de décisions.
Trois facteurs aujourd’hui sont importants pour le client:
- Qualité
- Prix
- Délai
On s’attend à ce que tout le monde la gère efficacement, il faut être dans les prix pour rester fournisseur, le facteur le plus important qui peut varier facilement.
On cherchera donc à diminuer les temps de réaction, la redondance de papiers, les communications inutiles, etc.
