9 étapes pour créer un budget d’entretien

Étapes de la création d’un budget

La création d’un budget pour un service de gestion des installations n’est pas une science exacte. temps pour comprendre les tendances en matière de dépenses et établir un budget pour l’avenir est essentiel pour des stratégies de maintenance proactives.

Pour ce faire, il existe neuf étapes pour aider à prendre le contrôle du budget des installations.

1. Parlez-en aux services financiers

Les directeurs financiers auront en tête une fourchette budgétaire pour le service de gestion des installations.

Discutez-en. Parlez-en avant le début du processus pour voir s’il y a des augmentations ou des diminutions importantes. Pendant la période de budgétisation, les services financiers seront les plus utiles pour répondre aux questions sur la manière dont l’organisation aborde dépenses et l’élaboration du budget si vous êtes nouveau dans une organisation ou à un poste, n’oubliez pas de poser les questions suivantes :

• Comment fonctionne le processus de proposition budgétaire ? Quelles sont mes échéances ?
• Que dois-je préparer et quels types de produits livrables l’équipe de direction doit-elle examiner ?
• Quels facteurs auront une incidence sur le budget de l’année prochaine ?
• Quel est notre cycle budgétaire ?
• Comment dois-je tenir compte des coûts d’amélioration des immobilisations ?
• À quelle fréquence les budgets sont-ils révisés ?
• Comment fonctionnent les modifications budgétaires ?
• Si j’ai des questions ou si je veux parler à quelqu’un du budget de mon service, à qui dois-je m’adresser ?
  contacter ?

2. Recherche sur les dépenses passées

La façon la plus simple de prévoir les dépenses de l’année prochaine est d’examiner les années précédentes, y compris tout ce qui concerne le temps du personnel et les fournitures, ayez une vue d’ensemble en vous mettant en rapport avec un superviseur ou un directeur financier.

Ils devraient avoir des dossiers sur :

• Les salaires du personnel
• Les coûts d’entretien des installations
• Les dépenses liées à la technologie et au bureau
• Dépenses de réparation, de remplacement et de modification
• Les projets d’amélioration des immobilisations.

Idéalement, ces registres seront disponibles pour les cinq dernières années depuis les projets d’amélioration des immobilisations, projets d’amélioration des immobilisations, les changements de personnel, les déploiements technologiques et autres coûts ponctuels peuvent gonfler artificiellement les budgets.

Pour référence, les deux plus grandes dépenses sont généralement les coûts énergétiques et le personnel,

3. Budgétiser le personnel

La budgétisation du personnel est le facteur le plus constant et le plus prévisible d’un département de gestion des installations. Les salaires et les avantages sociaux des employés restent généralement statiques, et la rotation du personnel ne perturbe généralement pas les prévisions. La variable la plus ambiguë est le nombre d’heures supplémentaires que les employés horaires documenteront, Parfois, les heures supplémentaires peuvent être prévues si une certaine saison ou un événement est associé à plus de travail et que des fonds peuvent être mis de côté, ou un gestionnaire d’établissement peut généralement travailler avec son équipe financière pour réaffecter des fonds afin de couvrir ce coût inattendu.

4. Identifier les besoins futurs en matière d’installations

La budgétisation des besoins futurs en matière d’installations se fait par le biais d’une évaluation de l’état.  Ces examens peuvent être effectués par un évaluateur ou un inspecteur du bâtiment, et ils fournissent généralement un rapport qui définit l’état actuel d’un bâtiment en termes d’âge, de conception et de méthode de construction. l’état actuel d’un bâtiment en termes d’âge, de conception et de méthode de construction.

Les données recueillies lors de l’inspection doivent être immédiatement importées dans le logiciel de gestion de l’établissement.

Plus précisément, ces rapports doivent inclure :

• Une documentation sur les problèmes structurels, y compris des photos.
• La documentation des problèmes de conformité, y compris des photos et des recommandations.
• Des rapports sur l’état des actifs, y compris des photos
• Prévision des actifs qui devront être réparés ou remplacés dans un, cinq et dix ans.

Si une inspection et une évaluation de l’état par un tiers ne sont pas possibles, l’équipe de maintenance des installations peut également effectuer une inspection interne à l’aide d’un logiciel de gestion des installations.

Grâce à ce logiciel, les équipes peuvent logiciel de gestion des installations, les équipes peuvent déléguer les tâches d’inspection. Répartir la charge de travail des inspections entre les employés avec des bons de travail afin qu’ils de travail afin qu’ils comprennent quels actifs ils doivent inspecter Les inspections internes peuvent prendre du temps pour les équipes, mais les bons de travail facilitent la communication de l’information.

Les inspections internes peuvent prendre du temps pour les équipes, mais les bons de travail permettent de rationaliser la communication du processus.

Cartographie de l’état des actifs avec des épingles virtuelles les techniciens peuvent modifier la couleur des épingles des biens pour refléter leur état. Par exemple, les biens en bon état peuvent être marqués d’une épingle verte. Si le bien semble devoir être réparé ou si l’état du bien indique qu’il aura besoin d’attention dans le futur, les techniciens peuvent changer la couleur des épingles.

Si l’actif semble devoir être réparé ou si son état indique qu’il nécessitera une attention particulière dans les cinq prochaines années, l’épingle peut devenir jaune. S’il nécessite d’une attention immédiate ou d’un remplacement au cours de l’année suivante, elle peut être marquée en rouge. Cette évaluation visuelle peut être étayée par des photos et liée à une épingle spécifique.

Suivi des réparations et des dégradations

Dans un monde idéal, toutes les propositions budgétaires seraient approuvées, mais ce n’est pas toujours le cas. Lorsque le budget des projets est approuvé, planifiez les ordres de travail pour mener à bien le projet, par exemple quand commencer à demander des devis, quand la réparation aura lieu et toute note d’inspection interne. Si le projet n’est pas financé, suivez la dégradation de l’espace ou du bien afin de pouvoir la communiquer facilement lors de la réunion budgétaire de l’année suivante. Afin de pouvoir la communiquer facilement lors de la réunion budgétaire de l’année suivante.

Stocker les rapports d’inspection et les propositions

Les rapports d’inspection sont précieux pour la planification des installations à court et à long terme. Associez ces évaluations et propositions à un bien spécifique dans le logiciel de gestion des installations pour une référence facile.

5. Obtenir des devis pour les projets de réparation, de restauration et d’altération

Contactez les fournisseurs préférés de l’établissement, tels qu’ils sont documentés dans le logiciel de gestion des installations.

Demandez-leur de soumettre un devis pour les biens et les espaces nécessitant des réparations, des restaurations et des modifications, afin d’obtenir des prévisions plus précises. Utilisez ces estimations comme base de référence pour les futures demandes de propositions conduisant à des coûts de réparation et de projet exagérément gonflés.

6. Planifier les dépenses inattendues

La planification des dépenses imprévues semble être un cymoron, mais elle est essentielle dans la gestion des installations. La meilleure façon d’anticiper ces coûts est de créer un fonds de réserve pour l’entretien en cas d’urgence.

Généralement, ce fonds sera classé dans la catégorie des projets d’investissement, comme on peut le voir dans le modèle de budget. Si ce fonds n’est pas utilisé pour payer une dépense imprévue vers la fin de l’année, envisagez de l’affecter à un projet sous-financé. Les dépenses imprévues font partie de la vie, surtout lorsqu’on exploite une installation. Les caisses noires ou les fonds d’entretien réservés ne permettent pas toujours de couvrir ces dépenses imprévues. Comment trouver de l’aide en dehors de votre organisation ?

Recherchez des subventions et des aides à l’achat dans le cadre d’initiatives d’économie d’énergie locales ou nationales d’achat. La plupart des États ont au moins une initiative nationale qui offre des ressources et un soutien financier aux entreprises qui cherchent à s’équiper de manière durable.

7. Ventilez le budget

Combinez toutes les recherches et commencez à noter chaque dépense prévue. Soyez prêt à
justifiez toute augmentation de coût par des devis ou des évaluations de l’état des lieux.

8. Communiquer les budgets avec des exemples

Toutes les organisations exigent un formatage et des détails différents dans les propositions budgétaires. Examinez les budgets précédents de gestion des installations et comment les autres services présentent leurs demandes avant de créer votre proposition. N’oubliez pas de prendre en compte les problèmes potentiels suivants avant de soumettre votre proposition. Les équipes de direction ne comprennent pas toujours comment les bâtiments fonctionnent et quels efforts sont nécessaires pour maintenir l’état actuel des bâtiments. nécessaires pour maintenir l’état actuel des bâtiments.

Solution : Décrivez ce que l’équipe a accompli au cours de l’année écoulée et comment cela affecte les autres départements.

Points à souligner :

• La structure des employés du département
• Nombre d’ordres de travail et de demandes de service réalisés l’année dernière
• Nombre d’ordres de travail ou de tâches d’entretien préventif reportés en raison du manque de personnel
• Nombre de pieds carrés/acres que le département entretient
• Indice d’état des installations
• Réparations majeures effectuées et entretien différé

La plupart des équipes chargées de l’établissement du budget n’ont pas de formation en mécanique ou de connaissance des procédures d’entretien requises.

Solution : Combinez la recherche de prix avec une histoire expliquant pourquoi l’achat est important. Avec chaque demande, assurez-vous d’inclure :

• L’emplacement du bien
• L’âge du bien
• Durée de vie standard du bien/la pièce/le système nécessaire
• Toute garantie encore active ou sur le point d’expirer.
• Photo
• Coût de remplacement estimé
• Objectif de l’actif ou du système
• Entretien ou problèmes mécaniques récurrents
• Valeur estimée

9. Partagez les nouvelles

Tenez vos dirigeants informés de l’état d’avancement du projet et de sa clôture. Cela permettra de cela permettra de rassurer l’équipe sur le fait que l’investissement est utilisé de manière appropriée et que le calendrier des économies réalisées est suivi.