É tapes de la création d’un budget
La création d’un budget pour un service de gestion des installations n’est pas une science exacte. temps pour comprendre les tendances en matière de dépenses et établir un budget pour l’avenir est essentiel pour des stratégies de maintenance proactives.
Pour ce faire, il existe neuf étapes pour aider à prendre le contrôle du budget des installations.
1. Parlez-en aux services financiers
Les directeurs financiers auront en tête une fourchette budgétaire pour le service de gestion des installations.
Discutez-en.
Parlez-en avant le début du processus pour voir s’il y a des augmentations ou des diminutions importantes. Pendant la période de budgétisation, les services financiers seront les plus utiles pour répondre aux questions sur la manière dont l’organisation aborde dépenses et l’élaboration du budget si vous êtes nouveau dans une organisation ou à un poste, n’oubliez pas de poser les questions suivantes :
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Comment fonctionne le processus de proposition budgétaire ? Quelles sont mes échéances ?
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Que dois-je préparer et quels types de produits livrables l’équipe de direction doit-elle examiner ?
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Quels facteurs auront une incidence sur le budget de l’année prochaine ?
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Quel est notre cycle budgétaire ?
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Comment dois-je tenir compte des coûts d’amélioration des immobilisations ?
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À quelle fréquence les budgets sont-ils révisés ?
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Comment fonctionnent les modifications budgétaires ?
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Si j’ai des questions ou si je veux parler à quelqu’un du budget de mon service, à qui dois-je m’adresser ?
contacter ?
2. Recherche sur les dépenses passées
La façon la plus simple de prévoir les dépenses de l’année prochaine est d’examiner les années précédentes, y compris tout ce qui concerne le temps du personnel et les fournitures, ayez une vue d’ensemble en vous mettant en rapport avec un superviseur ou un directeur financier.
Ils devraient avoir des dossiers sur :
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Les salaires du personnel
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Les coûts d’entretien des installations
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Les dépenses liées à la technologie et au bureau
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Dépenses de réparation, de remplacement et de modification
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Les projets d’amélioration des immobilisations.
Idéalement, ces registres seront disponibles pour les cinq dernières années depuis les projets d’amélioration des immobilisations, projets d’amélioration des immobilisations, les changements de personnel, les déploiements technologiques et autres coûts ponctuels peuvent gonfler artificiellement les budgets.
Pour référence, les deux plus grandes dépenses sont généralement les coûts énergétiques et le personnel.
3. Budgétiser le personnel
La budgétisation du personnel est le facteur le plus constant et le plus prévisible d’un département de gestion des installations. Les salaires et les avantages sociaux des employés restent généralement statiques, et la rotation du personnel ne perturbe généralement pas les prévisions. La variable la plus ambiguë est le nombre d’heures supplémentaires que les employés horaires documenteront, Parfois, les heures supplémentaires peuvent être prévues si une certaine saison ou un événement est associé à plus de travail et que des fonds peuvent être mis de côté, ou un gestionnaire d’établissement peut généralement travailler avec son équipe financière pour réaffecter des fonds afin de couvrir ce coût inattendu.
4. Identify Future Facility Needs
Budgeting for future facility needs is done with a condition assessment. These reviews can be performed by an assessor or building inspector, and they typically provide a report that defines a building’s current state in terms of age, design, and construction method. The data that is collected from the inspection should be immediately imported into the facility’s facility management software.
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Specifically, these reports should include:
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Documentation of structural problems, including photos
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Documentation of compliance concems, including photos and recommendations
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Condition reports of assets, including photos
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Forecast of what assets will need repairs or replacement in one, five and 10 years
If a third-party inspection and condition assessment is not a possibility, the facility maintenance team can also do an internal inspection with the help of a facility management software. Using the facility management software, teams can:
Delegate Inspection Tasks
Split the workload of performing inspections between employees with work orders so they understand what assets they should be inspecting Internal inspections can be time-consuming for teams, but work orders make communicating the process more streamlined.
Map Asset Condition with Pins
Technicians can change the color of asset pins to reflect their condition. For instance, assets in good condition can be tagged with a green pin. If the asset looks like it will need to be repaired or the assets condition indicates it will need attention in the next five years, the pin can be turned yellow. If it needs immediate attention or to be replaced in the next year, it can be marked red. This visual assessment can be supported with photos and linked back to a specific asset pin.
Track Repairs and Degradation
In an ideal world, all budget proposals would be approved, but that does not always happen.
When the budget for projects is approved, schedule work orders to complete the project, such as when to start requesting quotes, when the repair will take place and any internal inspection notes. If the project does not get funding, track the degradation of the space or asset so it can be easily communicated in next year’s budget meeting Photos can also be taken and any relevant notes can be linked to the asset.
Store Inspection Reports and Proposals
Inspection reports are valuable to short- and long-term facility planning. Associate these assessments and proposals to a specific asset in the facility management software for easy reference.
5. Get Quotes for Repair, Restoration, and Alteration Projects
Reach out to the facility’s preferred vendors as documented in the facility management software, and have them submit an estimate for assets and spaces needing repairs, restorations, and alterations, ensuring a more accurate forecast. Use these estimates as a baseline for future requests for proposal leading to overly-inflated repair and project costs.
6. Planifier les dépenses imprévues
Prévoir l’imprévu semble être un oxymore, mais c’est essentiel dans la gestion des installations. La meilleure façon d’anticiper ces coûts est de créer un fonds de réserve pour l’entretien en cas d’urgence.
En règle générale, ce fonds sera classé dans la catégorie des projets d’investissement, comme le montre le modèle de budget. Si ce fonds n’est pas utilisé pour payer des dépenses imprévues vers la fin de l’année, envisagez de l’affecter à un projet sous-financé.
Les dépenses imprévues font partie de la vie, surtout lorsqu’il s’agit d’exploiter un établissement. Les caisses noires ou les fonds d’entretien réservés ne permettent pas toujours de couvrir ces dépenses imprévues. Comment trouver de l’aide en dehors de votre organisation ? Recherchez des subventions et des aides à l’achat dans le cadre d’initiatives locales ou nationales en matière d’économies d’énergie. La plupart des États disposent d’au moins une initiative nationale qui offre des ressources et un soutien financier aux entreprises qui cherchent à équiper leurs installations de manière durable.
7. Décomposer le budget
Rassemblez toutes les recherches et commencez à noter chaque dépense prévue. Soyez prêt à justifier toute augmentation de coût sous la forme de devis ou d’évaluations de l’état des lieux.
8. Communiquer les budgets à l’aide d’exemples
Toutes les organisations exigent une mise en forme et des détails différents dans les propositions budgétaires. Examinez les budgets antérieurs de la gestion des installations et la manière dont les autres départements présentent leurs demandes avant d’élaborer votre proposition.
N’oubliez pas de prendre en compte les problèmes potentiels suivants avant de soumettre votre proposition. Les équipes dirigeantes ne comprennent pas toujours comment fonctionnent les bâtiments et quels efforts sont nécessaires pour maintenir l’état actuel des bâtiments.
Solution : Décrivez les réalisations de l’équipe au cours de l’année écoulée et leur impact sur les autres services.
Points à souligner :
- Structure du personnel du département
- Nombre d’ordres de travail et de demandes de service réalisés l’année dernière
- Nombre d’ordres de travail ou de tâches d’entretien préventif reportés en raison d’un manque de personnel
- Nombre de mètres carrés/acres entretenus par le département
- Indice de l’état des installations
- Réparations majeures effectuées et maintenance reportée
La plupart des équipes de budgétisation n’ont pas de formation en mécanique ou ne connaissent pas les procédures d’entretien requises.
procédures d’entretien requises.
Solution : Combinez la recherche de prix avec une explication de la raison pour laquelle l’achat est important.
Pour chaque demande, veillez à inclure les éléments suivants
- l’emplacement du bien
- L’âge du bien
- Durée de vie standard du bien
- Le bien, la pièce ou le système nécessaire
- Toutes les garanties qui pourraient être encore actives ou sur le point d’expirer
- Photo
- Coût de remplacement estimé
- Objectif du bien ou du système
- Entretien récurrent ou problèmes mécaniques
- Valeur estimée
9. Partager les nouvelles
Tenez vos dirigeants au courant en leur fournissant des rapports sur l’état d’avancement du projet et un rapport de clôture du projet. Cela permettra de rassurer l’équipe sur le fait que l’investissement est utilisé de manière appropriée et que le calendrier des économies réalisées est suivi.
